A gestão adequada de documentos, além de consistir muitas vezes em uma obrigação legal, também é essencial para a defesa em processos judiciais relacionados à operação das empresas, como os processos cíveis em geral. A depender do tipo de relação e de documento, existem prazos recomendados distintos de guarda. Por isso, conhecer esses prazos é crucial para que evitar problemas legais e também para garantir a capacidade de defesa da empresa em eventuais litígios.
Para contratos em geral, o Código Civil Brasileiro estabelece um prazo de prescrição de 10 anos. Este prazo é fundamental para eventual discussão de responsabilidade contratual. Manter cópias de contratos, aditivos, notificações e correspondências relacionadas é essencial para assegurar que todas as obrigações e direitos estão documentados e poderão ser localizados no futuro.
Nos casos de litígios de consumo, o Código de Defesa do Consumidor estabelece um prazo de prescrição de 5 anos. Em razão disso, recomenda-se guardar neste prazo documentos que comprovem a relação com o consumidor, como contratos de prestação de serviços, comprovantes de pagamento, eventuais laudos, correspondências e registros de atendimento ao cliente.
Na área tributária, o prazo geral a ser adotado é de 5 anos, sendo aplicável às notas fiscais, recibos, documentos atinentes à arrecadação CSLL, PIS, COFINS, ICMS e declarações em geral. Na área trabalhista, os prazos diferem bastante em relação a cada tipo de documento, conforme se observa da seguinte tabela em que são elencados os principais:
Contudo, é importante registrar que a guarda dos referidos documentos não necessariamente precisa ocorrer de forma física, tendo em vista que a tecnologia e a legislação atualmente oferecem a possibilidade de guarda digital de tais documentos, sendo esta uma alternativa mais eficiente e segura à armazenagem física.
Com a digitalização dos documentos, estes podem ser armazenados em servidores seguros ou na nuvem, facilitando o acesso, a organização e a recuperação de informações. Além disso, a digitalização reduz consideravelmente o espaço físico necessário para arquivamento e minimiza o risco de perda ou danos físicos aos documentos.
É importante, no entanto, garantir que os documentos digitalizados mantenham a validade jurídica, o que pode ser feito por meio de sistemas de gerenciamento de documentos ou de procedimentos definidos pela própria empresa, desde que atendam aos requisitos legais, previstos no Decreto nº. 10.278/2020 e na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Em resumo, uma gestão documental eficaz, que mantém os documentos relativos à operação organizados e em local de fácil acesso, seja em formato físico ou digital, não só auxiliará a empresa na sua defesa em possíveis litígios, mas também garantirá a conformidade legal e a tranquilidade da operação, sendo fundamental para a segurança do negócio.
O Núcleo de Direito Empresarial da Ody Keller Advogados fica à disposição para dirimir eventuais dúvidas sobre o assunto.
Diogo Ivan Pacheco Dapper
Advogado - OAB / RS 131,135